1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è CharitX S.p.A., con sede legale in Via Massimiliano Massimo n. 16, 00144 Roma, C.F. e Partita IVA 18312061007, indirizzo e-mail privacy@charitx.com, PEC charitx@pec.it (di seguito, il “Titolare” o “CharitX”).

2. Ambito di applicazione

La presente Informativa disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da CharitX S.p.A. nell’ambito della gestione e del funzionamento della piattaforma digitale denominata “CharitX”, accessibile tramite il sito internet www.charitx.com e mediante l’applicazione mobile dedicata (congiuntamente, la “Piattaforma”). Essa si applica ai trattamenti di dati personali connessi alla registrazione, all’accesso e all’utilizzo della Piattaforma e delle relative funzionalità.

In particolare, la presente Informativa riguarda esclusivamente i dati personali degli Utenti persone fisiche che si registrano e utilizzano la Piattaforma, nonché dei rappresentanti legali, dei referenti o dei soggetti appositamente delegati dagli Enti Beneficiari che accedono alla Piattaforma e vi operano per conto degli stessi, nell’ambito delle attività di promozione, gestione e partecipazione alle iniziative solidali.

Restano espressamente esclusi dall’ambito di applicazione della presente Informativa i trattamenti di dati personali effettuati dagli Enti Beneficiari in qualità di titolari autonomi del trattamento, anche con riferimento ai dati ricevuti tramite la Piattaforma in occasione delle Donazioni o per finalità fiscali, amministrative o di rendicontazione. Tali trattamenti sono disciplinati dalle rispettive informative privacy adottate dagli Enti Beneficiari, rispetto alle quali CharitX è del tutto estranea e non assume alcuna responsabilità.

La presente Informativa si applica inoltre: (a) ai visitatori del sito internet www.charitx.com che accedono al sito senza effettuare la registrazione alla Piattaforma, in relazione ai trattamenti connessi alla navigazione anonima e all’utilizzo di strumenti analitici; (b) ai soggetti che compilano il modulo di richiesta demo disponibile sul sito, in relazione ai dati personali forniti volontariamente a tale scopo. Per tali categorie di interessati si applicano, in quanto pertinenti, le disposizioni della presente Informativa, con particolare riferimento agli artt. 3.7, 3.8, 4, 5, 6, 8, 9, 10 e 11.

3. Categorie di dati personali trattati

Nell’ambito della registrazione, dell’accesso e dell’utilizzo della Piattaforma, CharitX tratta diverse categorie di dati personali, strettamente pertinenti e proporzionate alle finalità perseguite, come di seguito descritte.

3.1 Dati di registrazione e di gestione dell’Account

CharitX tratta i dati personali forniti direttamente dall’Utente al momento della registrazione e nel corso della gestione del proprio Account sulla Piattaforma. Tali dati includono, a titolo esemplificativo, il nome e il cognome, l’indirizzo di posta elettronica, lo username e le credenziali di autenticazione, trattate in forma cifrata.

Ove l’Utente scelga di fornire il proprio codice fiscale ai sensi del paragrafo 3.3, CharitX lo tratta esclusivamente per tale finalità (facilitazione della trasmissione dei dati fiscali agli Enti Beneficiari ai fini dell’eventuale rilascio della certificazione fiscale), nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati. La maggiore età dell’Utente è verificata tramite l’indicazione della data di nascita in fase di registrazione, secondo quanto previsto dai Terms of Use – Utenti.

L’Utente può inoltre scegliere di completare il proprio profilo inserendo un’immagine rappresentativa (avatar) e, ove disponibile, di accedere alla Piattaforma mediante sistemi di autenticazione forniti da social network o piattaforme terze. In tale ipotesi, CharitX potrà ricevere alcuni dati identificativi e di autenticazione dall’operatore terzo, nei limiti e secondo le modalità previste dalle relative informative privacy.

3.2 Dati relativi all’utilizzo della Piattaforma e alle interazioni social

Nel corso dell’utilizzo della Piattaforma, CharitX tratta dati relativi alle attività svolte dall’Utente, quali, a titolo esemplificativo, le informazioni sulle Challenge promosse o alle quali l’Utente partecipa, le interazioni con altri Utenti, i commenti, i feedback, nonché i contenuti testuali, fotografici o audiovisivi eventualmente caricati o condivisi.

Sono altresì trattati dati relativi alle preferenze di utilizzo e alle modalità di interazione con le funzionalità della Piattaforma, al fine di consentirne il corretto funzionamento e, ove applicabile, migliorare l’esperienza complessiva dell’Utente.

3.3 Dati relativi alle Donazioni

Con riferimento alle Donazioni effettuate tramite la Piattaforma, CharitX tratta i dati necessari alla gestione tecnica delle operazioni, quali l’importo e la data della Donazione, l’Ente del Terzo Settore destinatario e le informazioni tecniche relative alla transazione.

Qualora l’Utente scelga di fornire i propri dati anagrafici e fiscali al fine di consentirne la trasmissione agli Enti Beneficiari per l’eventuale rilascio della certificazione fiscale, tali dati saranno trattati da CharitX esclusivamente per finalità di facilitazione tecnica della trasmissione, restando inteso che gli Enti Beneficiari operano quali titolari autonomi del trattamento per le successive attività di propria competenza. Qualora la Pledge abbia ad oggetto un importo pari o superiore alla soglia prevista per la Liberatoria dai Termini di Servizio applicabili, CharitX tratta altresì, per la sola finalità di raccolta e trasmissione della Liberatoria stessa, i seguenti ulteriori dati dell’Utente: codice fiscale; partita IVA, ove l’Utente agisca in qualità di società; copia di un documento di identità in corso di validità; ed, ove l’Utente sia una società, visura camerale o equivalente certificato di iscrizione/incorporazione.

3.4 Dati dei rappresentanti e referenti degli Enti Beneficiari

CharitX tratta i dati personali dei rappresentanti legali, dei referenti o dei soggetti delegati dagli Enti Beneficiari che operano sulla Piattaforma, quali i dati identificativi e di contatto, la qualifica e il ruolo ricoperto all’interno dell’ente, nonché le informazioni necessarie alla creazione e alla gestione del profilo dell’ente e delle relative Challenge. Nell’ambito della verifica di ammissibilità dell’Ente Beneficiario, CharitX tratta altresì, secondo quanto previsto dalla Policy sui Beneficiari: copia di un documento di riconoscimento del legale rappresentante o del soggetto che effettua la registrazione; atto costitutivo e statuto dell’ente; delibera dell’organo competente attestante i relativi poteri di firma; ove applicabile, ultimo bilancio disponibile e riferimento al registro pubblico o all’autorità di vigilanza presso cui l’ente risulta iscritto o riconosciuto nel proprio Paese di costituzione o di operatività.

3.5 Dati trasmessi al Provider di Pagamento per la verifica KYC/AML

I dati personali dei rappresentanti legali e dei referenti degli Enti Beneficiari raccolti da CharitX ai sensi del paragrafo 3.4, nonché i dati identificativi e fiscali eventualmente raccolti da CharitX ai sensi del paragrafo 3.3 in relazione alla Liberatoria, possono essere trasmessi al Provider di Pagamento, quale titolare autonomo del trattamento, ai fini dello svolgimento della verifica KYC (“Know Your Customer”) e AML (“Anti-Money Laundering”) che il Provider di Pagamento conduce autonomamente, secondo la propria policy, quale condizione per abilitare il conto dedicato all’Ente Beneficiario a ricevere ed erogare fondi. Tale trasmissione avviene sulla base dell’esecuzione del contratto tra CharitX e l’Ente Beneficiario e, per i profili di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sulla base dell’adempimento di obblighi legali cui il Provider di Pagamento è soggetto.

3.6 Dati tecnici e di navigazione

Infine, CharitX tratta dati di natura tecnica e di navigazione generati dall’accesso e dall’utilizzo della Piattaforma, quali l’indirizzo IP, i log di accesso, le informazioni relative al dispositivo utilizzato e al browser, nonché i dati raccolti tramite cookie e strumenti analoghi. Tali trattamenti avvengono secondo quanto indicato nella Cookie Policy, cui si rinvia per maggiori dettagli.

3.7 Dati dei visitatori del sito web

Con riferimento alla navigazione del sito www.charitx.com da parte di visitatori non registrati, CharitX tratta dati tecnici di navigazione la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione internet, quali l’indirizzo IP — trattato in forma anonimizzata e mai memorizzato nella sua forma completa — i log di accesso, il tipo di browser, il sistema operativo e le pagine visitate. Previo consenso del visitatore, CharitX tratta altresì dati raccolti tramite cookie analitici, in particolare tramite Google Analytics 4 erogato da Google LLC, per raccogliere informazioni aggregate sull’utilizzo del sito al fine di migliorarne il funzionamento e i contenuti. Il dettaglio dei cookie utilizzati è contenuto nella Cookie Policy, accessibile dal sito.

3.8 Dati raccolti tramite il modulo di richiesta demo e contatti commerciali

In occasione della compilazione del modulo di richiesta demo disponibile sul sito, CharitX raccoglie i seguenti dati personali, forniti volontariamente dall’interessato: nome e cognome; indirizzo di posta elettronica; numero di telefono; denominazione dell’azienda o organizzazione di appartenenza; ruolo professionale ricoperto; tipologia di organizzazione; area di interesse prevalente; eventuali informazioni aggiuntive inserite nel campo messaggio.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali degli Utenti e dei soggetti che operano sulla Piattaforma per conto degli Enti Beneficiari sono trattati da CharitX esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime, strettamente connesse al funzionamento della Piattaforma e all’erogazione dei relativi servizi, nel rispetto delle basi giuridiche previste dal Regolamento (UE) 2016/679.

In particolare, i dati personali sono trattati per consentire la registrazione alla Piattaforma, la creazione e la gestione dell’Account dell’Utente e la verifica del possesso dei requisiti necessari per l’accesso ai servizi, inclusa la verifica della maggiore età dell’Utente effettuata tramite l’indicazione della data di nascita in fase di registrazione. Tali trattamenti sono necessari per l’esecuzione del rapporto contrattuale instaurato con l’Utente e trovano pertanto fondamento giuridico nell’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

I dati personali sono altresì trattati per consentire l’erogazione delle funzionalità e dei servizi messi a disposizione tramite la Piattaforma, quali, a titolo esemplificativo, la partecipazione alle Challenge, l’interazione in modalità social con altri Utenti, la pubblicazione e la gestione dei contenuti e dei feedback. Anche tali trattamenti risultano necessari per l’esecuzione del contratto e si fondano sulla medesima base giuridica.

Con riferimento alle Donazioni effettuate tramite la Piattaforma, i dati personali sono trattati per finalità di facilitazione tecnica delle operazioni di pagamento e per la trasmissione delle informazioni necessarie ai Provider di Pagamento (v. infra) e agli Enti Beneficiari destinatari delle Donazioni. Tali trattamenti sono effettuati sulla base dell’esecuzione del contratto e, ove applicabile, per adempiere a obblighi di legge cui CharitX è soggetta.

I dati personali possono inoltre essere trattati per adempiere a obblighi normativi, regolamentari o amministrativi, nonché per riscontrare richieste, ordini o provvedimenti provenienti dalle autorità competenti. In tali casi, il trattamento si fonda sull’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR.

Infine, CharitX tratta i dati personali per finalità connesse alla sicurezza della Piattaforma, alla prevenzione e al contrasto di utilizzi illeciti o abusivi, nonché alla tutela dei propri diritti e interessi, anche in sede giudiziale. Tali trattamenti sono effettuati sulla base del legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati.

I dati personali dei rappresentanti e referenti degli Enti Beneficiari sono altresì trattati da CharitX per finalità di verifica dell’ammissibilità dell’Ente Beneficiario, ivi inclusa la classificazione secondo la tassonomia Tier/Categoria di cui alla Policy sui Beneficiari, la verifica dell’identità e dei poteri di firma del legale rappresentante, e lo screening rispetto alle liste sanzionatorie e di monitoraggio internazionale applicabili. Tali trattamenti sono effettuati sulla base dell’esecuzione del contratto con l’Ente Beneficiario e, per i profili di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sulla base dell’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR, nonché, per i controlli che eccedono lo stretto obbligo normativo, sulla base del legittimo interesse di CharitX a garantire l’integrità e l’affidabilità della Piattaforma ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.

Per le Pledge di importo pari o superiore alla soglia di Liberatoria prevista dai Termini di Servizio, i dati e i documenti raccolti ai sensi del paragrafo 3.3 sono trattati da CharitX al fine di raccogliere e conservare la dichiarazione dell’Utente relativa alla natura della Donazione e alla non necessità di forme più solenni secondo la normativa applicabile. Tale trattamento è necessario all’esecuzione del contratto con l’Utente e, in relazione alla conservazione documentale a fini di tutela in caso di future contestazioni, si fonda altresì sul legittimo interesse di CharitX ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.

I dati di cui al paragrafo 3.5 sono trasmessi al Provider di Pagamento per le finalità e sulle basi giuridiche ivi indicate.

I dati tecnici di navigazione del sito di cui al paragrafo 3.7 sono trattati per finalità di sicurezza informatica, corretta erogazione del servizio e monitoraggio del funzionamento del sito in forma aggregata e anonima. Il trattamento si fonda sul legittimo interesse di CharitX ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR. I dati raccolti tramite cookie analitici sono trattati, previo consenso del visitatore, per finalità di analisi statistica dell’utilizzo del sito e miglioramento dell’esperienza di navigazione. Il trattamento si fonda sul consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR.

I dati raccolti tramite il modulo di richiesta demo di cui al paragrafo 3.8 sono trattati al fine di dare riscontro alla richiesta ricevuta, organizzare la demo richiesta e fornire all’interessato informazioni sui servizi CharitX pertinenti alla propria tipologia di organizzazione e area di interesse. Il trattamento si fonda sul consenso espresso dall’interessato tramite la selezione dell’apposita casella di accettazione al momento della compilazione del modulo, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR. Qualora il contatto commerciale evolva verso la negoziazione di un accordo di servizio, i dati potranno essere altresì trattati sulla base delle misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

5. Trattamenti basati sul consenso

Alcuni trattamenti di dati personali effettuati da CharitX non sono strettamente necessari per la registrazione alla Piattaforma o per l’erogazione dei servizi essenziali e vengono pertanto svolti esclusivamente previo rilascio di uno specifico consenso da parte dell’Utente, espresso in modo libero, informato e inequivocabile.

In particolare, CharitX potrà trattare i dati personali dell’Utente per finalità di comunicazione e marketing, quali l’invio, attraverso strumenti automatizzati o tradizionali, di newsletter, aggiornamenti, comunicazioni promozionali e informative relative alla Piattaforma, alle sue funzionalità, alle Challenge attive o future e, più in generale, alle iniziative solidali promosse tramite CharitX. Tali trattamenti sono effettuati esclusivamente sulla base del consenso dell’Utente ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR.

Previo consenso distinto, CharitX potrà inoltre trattare i dati personali dell’Utente per finalità di profilazione e personalizzazione dell’esperienza sulla Piattaforma. In tale ambito, CharitX potrà analizzare le preferenze, le interazioni, le modalità di utilizzo dei servizi e la partecipazione alle Challenge, al fine di proporre contenuti, iniziative e suggerimenti coerenti con gli interessi manifestati dall’Utente e di migliorare la fruibilità e l’efficacia dei servizi offerti. Anche tali trattamenti si fondano esclusivamente sul consenso dell’Utente.

Ove espressamente previsto e previo ulteriore consenso specifico, i dati personali dell’Utente potranno infine essere utilizzati per consentire la trasmissione, per il tramite di CharitX, di comunicazioni informative o promozionali provenienti dagli Enti del Terzo Settore presenti sulla Piattaforma, in relazione alle iniziative, ai progetti o alle attività dagli stessi promosse. In tali ipotesi, CharitX opera quale soggetto che facilita la comunicazione, nel rispetto delle istruzioni ricevute e della normativa applicabile.

Il conferimento dei consensi sopra indicati è sempre facoltativo. Il mancato rilascio o la successiva revoca del consenso non pregiudicano in alcun modo la possibilità per l’Utente di registrarsi alla Piattaforma né di utilizzare i servizi essenziali offerti tramite la stessa.

L’Utente può revocare in qualsiasi momento i consensi prestati, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca, accedendo alle impostazioni del proprio Account o contattando CharitX secondo le modalità indicate nella presente Informativa.

Con riferimento ai visitatori del sito web, CharitX tratta i dati raccolti tramite cookie analitici — in particolare Google Analytics 4 — esclusivamente previo rilascio del consenso del visitatore tramite lo strumento di gestione dei consensi (CMP) disponibile sul sito. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento attraverso le medesime impostazioni, senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

6. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali richiesti per le finalità connesse alla registrazione alla Piattaforma, alla creazione e gestione dell’Account, alla verifica dei requisiti di accesso, nonché all’erogazione dei servizi offerti tramite CharitX, inclusa la partecipazione alle Challenge e la facilitazione tecnica delle Donazioni, è necessario. Il mancato conferimento di tali dati comporta l’impossibilità per CharitX di consentire la registrazione alla Piattaforma, l’accesso ai servizi e, più in generale, l’esecuzione del rapporto contrattuale con l’Utente o con l’Ente del Terzo Settore rappresentato.

Diversamente, il conferimento dei dati personali per finalità di marketing, comunicazione promozionale, profilazione e personalizzazione dell’esperienza sulla Piattaforma, nonché per l’eventuale ricezione di comunicazioni da parte degli Enti Beneficiari, è del tutto facoltativo. L’eventuale mancato conferimento o la successiva revoca del consenso per tali finalità non pregiudicano in alcun modo l’utilizzo dei servizi essenziali della Piattaforma né incidono sulla validità del rapporto contrattuale con CharitX.

Resta inteso che l’Utente può in ogni momento modificare le proprie preferenze in merito al conferimento dei dati e ai consensi prestati, attraverso le impostazioni del proprio Account o contattando CharitX secondo le modalità indicate nella presente Informativa.

Il conferimento dei dati personali tramite il modulo di richiesta demo di cui al paragrafo 3.8 è del tutto facoltativo. Il mancato conferimento non pregiudica la navigazione del sito né l’accesso alle informazioni ivi disponibili, ma comporta l’impossibilità per CharitX di prendere in carico la richiesta e ricontattare l’interessato. Il consenso espresso tramite il modulo di richiesta demo autorizza CharitX esclusivamente a contattare l’interessato in relazione alla specifica richiesta inviata; l’invio di comunicazioni commerciali o newsletter non direttamente connesse alla richiesta è subordinato al rilascio di un consenso separato e specifico.

7. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento dei dati personali è effettuato da CharitX prevalentemente mediante strumenti informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente Informativa e, in ogni caso, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

CharitX adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione, della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi, anche accidentali, di distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso ai dati personali trattati. Tali misure includono, a titolo esemplificativo, sistemi di autenticazione e autorizzazione degli accessi, procedure di gestione delle credenziali, tecniche di cifratura o pseudonimizzazione dei dati, nonché strumenti di monitoraggio e protezione dell’infrastruttura tecnologica.

Il trattamento è svolto da personale espressamente autorizzato da CharitX e adeguatamente istruito, ovvero da soggetti terzi che operano in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, sulla base di specifici accordi contrattuali che disciplinano le modalità del trattamento e gli obblighi in materia di sicurezza e riservatezza.

CharitX progetta e gestisce i propri servizi e le funzionalità della Piattaforma secondo i principi di “privacy by design” e “privacy by default”, adottando soluzioni tecniche e organizzative volte a garantire che, per impostazione predefinita, siano trattati esclusivamente i dati personali necessari per ciascuna specifica finalità e che i dati non siano resi accessibili a un numero indeterminato di soggetti senza l’intervento dell’Utente.

8. Destinatari dei dati

I dati personali raccolti e trattati tramite la Piattaforma possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti strettamente necessari alle finalità indicate nella presente Informativa, a soggetti terzi che operano in qualità di titolari autonomi o di responsabili del trattamento, nonché, nei casi previsti dalla legge, alle autorità competenti.

In particolare, i dati relativi alle Donazioni e alle operazioni di pagamento possono essere comunicati ai provider di servizi di pagamento utilizzati tramite la Piattaforma, i quali operano in qualità di titolari autonomi del trattamento, secondo quanto previsto dalle rispettive informative privacy e nel rispetto della normativa applicabile in materia di servizi di pagamento e antiriciclaggio.

I dati personali dell’Utente eventualmente forniti ai fini della gestione delle Donazioni e della facilitazione dell’emissione di certificazioni fiscali possono essere trasmessi agli Enti Beneficiari destinatari delle Donazioni, che trattano tali dati in qualità di titolari autonomi del trattamento, in conformità alle proprie finalità istituzionali e alle rispettive informative privacy.

I dati dei rappresentanti e referenti degli Enti Beneficiari, nonché i dati raccolti ai fini della Liberatoria, possono inoltre essere comunicati al Provider di Pagamento, quale titolare autonomo del trattamento, per la finalità di verifica KYC/AML descritta al paragrafo 3.5, nonché, per gli Enti Beneficiari costituiti in un ordinamento estero, a provider di screening terzi eventualmente incaricati da CharitX a supporto della verifica di ammissibilità secondo quanto previsto dalla Policy sui Beneficiari.

Per esigenze connesse alla gestione tecnica e operativa della Piattaforma, allo sviluppo, alla manutenzione, al supporto e alla sicurezza dei sistemi informatici, i dati personali possono inoltre essere comunicati a fornitori di servizi tecnologici, cloud e IT, selezionati da CharitX e formalmente nominati quali responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, i quali operano sulla base di istruzioni documentate e sono vincolati da obblighi contrattuali di riservatezza e sicurezza.

Infine, i dati personali potranno essere comunicati alle autorità giudiziarie, amministrative o di vigilanza, nonché ad altri soggetti pubblici legittimati, esclusivamente nei casi previsti dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti delle autorità competenti, ovvero quando tale comunicazione sia necessaria per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Con riferimento ai dati di navigazione del sito raccolti tramite Google Analytics 4, Google LLC opera in qualità di titolare autonomo del trattamento per le finalità proprie del servizio di analisi. Ove CharitX utilizzi strumenti di CRM o di gestione dei contatti commerciali forniti da terzi per la gestione delle richieste demo, tali soggetti operano in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, sulla base di specifici accordi contrattuali.

9. Trasferimenti extra UE

Qualora, nell’ambito dell’erogazione dei servizi della Piattaforma, i dati personali siano trasferiti verso Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avverranno esclusivamente nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 e delle ulteriori disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati personali.

In particolare, CharitX assicura che i trasferimenti verso Paesi terzi avvengano soltanto in presenza di una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea ai sensi dell’articolo 45 del GDPR, ovvero, in mancanza di tale decisione, mediante l’adozione di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 del GDPR, quali, a titolo esemplificativo, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, misure tecniche e organizzative supplementari o altri strumenti giuridici idonei a garantire un livello di protezione dei dati sostanzialmente equivalente a quello previsto dalla normativa europea.

Nei casi residuali in cui il trasferimento verso Paesi extra UE avvenga sulla base di una delle deroghe previste dall’articolo 49 del GDPR, CharitX procederà nel rispetto delle condizioni e dei limiti ivi indicati, adottando ogni misura ragionevole per tutelare i diritti e le libertà degli interessati.

L’Utente può richiedere a CharitX ulteriori informazioni in merito ai trasferimenti di dati verso Paesi terzi e alle garanzie adottate, secondo le modalità indicate nella sezione della presente Informativa dedicata ai diritti dell’interessato.

Trasferimenti verso Beneficiari esteri. Qualora l’Ente Beneficiario selezionato dall’Utente per una Pledge sia domiciliato al di fuori dello Spazio Economico Europeo, l’Utente prende atto che i dati personali connessi alla Pledge e alla Donazione (quali nome, cognome, importo ed eventuali dati anagrafici e fiscali forniti ai fini della certificazione fiscale) potranno essere trasferiti verso tale Paese terzo, nel rispetto delle garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 secondo quanto descritto ai paragrafi precedenti del presente articolo, ivi incluse, ove applicabili, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altro meccanismo di trasferimento adeguato. La classificazione Tier/Categoria dell’Ente Beneficiario, pubblicata sulla Piattaforma secondo quanto previsto dalla Policy sui Beneficiari, consente all’Utente di conoscere preventivamente se l’Ente Beneficiario selezionato sia domiciliato in un Paese extra-SEE.

L’utilizzo di Google Analytics 4 per l’analisi della navigazione del sito comporta il trasferimento di dati verso Google LLC, con sede negli Stati Uniti d’America. Tale trasferimento avviene nel rispetto della decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea nell’ambito del Data Privacy Framework EU-USA (luglio 2023), di cui Google LLC è soggetto certificato. L’elenco aggiornato delle organizzazioni certificate è consultabile sul sito del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti.

10. Periodi di conservazione

I dati personali raccolti e trattati tramite la Piattaforma sono conservati da CharitX per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

In particolare, i dati personali trattati per finalità connesse alla registrazione, alla gestione dell’Account e all’erogazione dei servizi della Piattaforma sono conservati per l’intera durata del rapporto contrattuale intercorrente tra l’Utente e CharitX. A seguito della cessazione del rapporto, i dati potranno essere ulteriormente conservati, in forma integrale o limitata, per il periodo necessario all’adempimento di obblighi di legge, regolamentari o fiscali, nonché per esigenze di natura amministrativa e contabile.

CharitX potrà inoltre conservare determinati dati personali anche successivamente alla cessazione del rapporto contrattuale, nei limiti e per i tempi consentiti dalla normativa applicabile, al fine di tutelare i propri diritti e interessi legittimi, inclusa, a titolo esemplificativo, la gestione di eventuali contestazioni, reclami o contenziosi, nonché l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale.

I dati personali trattati sulla base del consenso dell’Utente per finalità di marketing, comunicazioni promozionali e profilazione sono conservati fino a quando tale consenso non venga revocato dall’Utente, e comunque per un periodo non superiore a quello ritenuto congruo in relazione alle specifiche finalità perseguite, fatto salvo il diritto di CharitX di dimostrare la liceità del trattamento effettuato fino al momento della revoca.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati personali saranno cancellati, anonimizzati o resi non più riconducibili all’Utente, salvo che la loro ulteriore conservazione sia imposta o consentita dalla legge.

I dati tecnici di navigazione del sito di cui al paragrafo 3.7 sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate e comunque non oltre 30 giorni, salvo esigenze connesse ad accertamenti di sicurezza o richieste delle autorità competenti. I dati raccolti tramite cookie analitici sono conservati per i periodi indicati nella Cookie Policy; i cookie di Google Analytics 4 hanno una durata massima di 400 giorni, al termine dei quali vengono eliminati automaticamente.

I dati raccolti tramite il modulo di richiesta demo di cui al paragrafo 3.8 sono conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, in caso di avvio di una trattativa commerciale, per tutta la durata della stessa. Qualora la richiesta non si traduca in un rapporto contrattuale, i dati sono conservati per un periodo non superiore a 24 mesi dalla data di compilazione del modulo, al termine dei quali vengono cancellati o anonimizzati, salvo che l’interessato abbia nel frattempo prestato un consenso distinto per finalità di marketing.

11. Diritti degli interessati

In qualità di interessato, l’Utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, nei limiti e alle condizioni ivi previste. In particolare, l’Utente ha il diritto di ottenere da CharitX la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di accedere a tali dati e alle informazioni relative al trattamento.

L’Utente ha altresì il diritto di richiedere la rettifica dei dati personali inesatti o l’integrazione di quelli incompleti, nonché, nei casi previsti dalla normativa applicabile, la cancellazione dei dati personali che lo riguardano (“diritto all’oblio”) o la limitazione del trattamento. Ove ricorrano i presupposti di legge, l’Utente può inoltre opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, in particolare quando il trattamento è basato sul legittimo interesse di CharitX, nonché esercitare il diritto alla portabilità dei dati, ottenendo i dati personali forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ovvero richiedendone la trasmissione a un altro titolare del trattamento.

Con riferimento ai trattamenti basati sul consenso, l’Utente ha il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. La revoca del consenso può essere esercitata attraverso le impostazioni dell’Account, ove disponibili, o mediante contatto diretto con CharitX.

Per l’esercizio dei propri diritti, l’Utente può rivolgersi a CharitX utilizzando i recapiti indicati nella presente Informativa. CharitX fornirà riscontro alle richieste dell’Utente nei termini e con le modalità previste dalla normativa applicabile.

Resta in ogni caso fermo il diritto dell’Utente di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, ovvero di adire le competenti sedi giudiziarie, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa vigente.

I medesimi diritti di cui al presente articolo possono essere esercitati anche dai visitatori del sito web che non siano Utenti registrati e dai soggetti che abbiano compilato il modulo di richiesta demo, in relazione ai rispettivi trattamenti di dati personali descritti agli artt. 3.7 e 3.8. Per l’esercizio di tali diritti è sufficiente contattare CharitX all’indirizzo privacy@charitx.com o alla PEC charitx@pec.it. Per la gestione del consenso ai cookie e la modifica delle preferenze di tracciamento, il visitatore può utilizzare in qualsiasi momento lo strumento di gestione dei consensi accessibile dal sito.

12. Ruolo degli Enti Beneficiari e del Provider di Pagamento

Gli Enti Beneficiari che accedono e operano sulla Piattaforma, anche tramite i propri rappresentanti, referenti o soggetti delegati, trattano i dati personali ricevuti tramite CharitX in qualità di titolari autonomi del trattamento, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, per finalità proprie e ulteriori rispetto a quelle perseguite da CharitX, quali, a titolo esemplificativo, la gestione delle Donazioni ricevute, l’adempimento di obblighi normativi, fiscali o statutari, nonché l’eventuale rilascio di certificazioni o attestazioni agli Utenti.

CharitX non determina le finalità e i mezzi dei trattamenti effettuati dagli Enti Beneficiari successivamente alla comunicazione dei dati e non esercita alcun controllo sulle modalità con cui tali enti trattano i dati personali in qualità di titolari autonomi. Pertanto, CharitX non può essere ritenuta responsabile dei trattamenti successivi effettuati dagli Enti Beneficiari, i quali sono tenuti a fornire agli interessati un’idonea informativa sul trattamento dei dati personali e a garantire il rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Analogamente, i provider di servizi di pagamento utilizzati tramite la Piattaforma (di seguito, i “Provider di Pagamento”) operano in qualità di titolari autonomi del trattamento dei dati personali relativi alle operazioni di pagamento, ivi inclusi i dati necessari all’autenticazione, all’esecuzione delle transazioni, alla prevenzione delle frodi e all’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile in materia di servizi di pagamento, antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo.

CharitX non accede, non memorizza né tratta i dati relativi agli strumenti di pagamento utilizzati dagli Utenti, i quali sono acquisiti e gestiti direttamente dai Provider di Pagamento attraverso ambienti e infrastrutture tecnologiche proprie. CharitX non determina le finalità e i mezzi dei trattamenti effettuati dai Provider di Pagamento e non esercita alcun controllo sulle modalità di gestione dei dati personali da parte di questi ultimi; pertanto, CharitX non può essere ritenuta responsabile per i trattamenti effettuati dai Provider di Pagamento in qualità di titolari autonomi.

In particolare, il Provider di Pagamento tratta i dati di cui al paragrafo 3.5 quale titolare autonomo del trattamento anche ai fini dello svolgimento della propria verifica KYC/AML sull’Ente Beneficiario, secondo la propria policy consultabile sul relativo sito internet, quale condizione per abilitare il conto dedicato all’Ente Beneficiario a ricevere ed erogare fondi. Tale verifica è distinta e indipendente dalla verifica di ammissibilità condotta da CharitX secondo la Policy sui Beneficiari, e CharitX non esercita alcun controllo sui relativi esiti.

Gli Utenti sono pertanto invitati a consultare le informative privacy e le condizioni contrattuali rese disponibili dagli Enti Beneficiari destinatari delle Donazioni e dai Provider di Pagamento, al fine di comprendere le modalità, le finalità e le basi giuridiche dei trattamenti di dati personali effettuati da tali soggetti, nonché i diritti esercitabili nei loro confronti.

13. Aggiornamenti dell’Informativa

CharitX si riserva il diritto di modificare, integrare o aggiornare in qualsiasi momento la presente Informativa sul trattamento dei dati personali, in tutto o in parte, al fine di adeguarla a sopravvenute disposizioni normative o regolamentari, a provvedimenti delle autorità competenti, a evoluzioni dei servizi offerti tramite la Piattaforma, ovvero a modifiche organizzative, tecniche o funzionali della stessa.

Le versioni aggiornate dell’Informativa saranno rese disponibili mediante pubblicazione sulla Piattaforma e recheranno l’indicazione della data di ultimo aggiornamento. Ove richiesto dalla normativa applicabile, CharitX informerà gli Utenti delle modifiche apportate con modalità idonee a garantirne la conoscibilità, anche tramite comunicazioni dirette.

Salvo quanto diversamente previsto dalla legge, le modifiche all’Informativa avranno efficacia a decorrere dalla data indicata nella versione aggiornata. L’utilizzo continuato della Piattaforma successivamente a tale data comporterà la presa d’atto dell’Informativa aggiornata, ferma restando la facoltà dell’Utente di esercitare i diritti riconosciuti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

14. Lingua del documento

La presente Informativa è resa disponibile anche in altre lingue per comodità degli Utenti. In caso di discrepanza o conflitto interpretativo tra la versione italiana e qualsiasi traduzione in altra lingua, prevale in ogni caso la versione italiana.